Datenschutzerklärung

Kerstin Graebner Coaching & Consulting
Am Herrengarten 3
91336 Heroldsbach
Germany
contact@kerstin-graebner.de

Stand: August 2026

1 Verantwortliche

Kerstin Graebner Coaching & Consulting
Am Herrengarten 3
91336 Heroldsbach
Deutschland
contact@kerstin-graebner.de

Für Leistungen, die über Parinama Inspired Living Pvt. Ltd. (Indien) erbracht und abgerechnet werden, gelten gesonderte Regelungen nach indischem Recht.

2 Grundsätze

Ich verarbeite personenbezogene Daten nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz. Ich erhebe so wenig Daten wie möglich, verwende sie nur für die genannten Zwecke und lösche sie, sobald sie nicht mehr benötigt werden.

Bei der Auswahl meiner Werkzeuge bevorzuge ich, soweit möglich, Anwendungen, die lokal auf meinem Gerät laufen oder in Europa betrieben werden. Sitzungsnotizen führe ich in Obsidian, PDF-Dokumente bearbeite ich mit Stirling PDF. Beides sind quelloffene Anwendungen, die ausschliesslich lokal arbeiten und keine Daten an Dritte übertragen. E-Mail läuft über IONOS in Deutschland, Videositzungen über Whereby in Norwegen, die App für handschriftliche Notizen stammt von MyScript in Frankreich, das Klientendashboard läuft über Softr in Frankreich.

Standardmässig wird nichts aufgezeichnet. Coaching-Sitzungen werden weder mitgeschnitten noch transkribiert, ausser Du willigst gesondert und ausdrücklich ein. Siehe Abschnitt 3.7.

3 Verarbeitungen im Einzelnen

3.1 Besuch der Website

Diese Website wird über Squarespace bereitgestellt. Beim Aufruf werden technische Daten verarbeitet: Informationen zu Browser, Netzwerk und Gerät, IP-Adresse, aufgerufene Seiten, Verweildauer, Klicks und Zeitstempel. Schriftarten werden über Google Fonts und Adobe Fonts geladen, wobei diese Anbieter technische Daten einschliesslich der IP-Adresse erhalten können.

Zweck: Bereitstellung und Sicherheit der Website, Reichweitenmessung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an einem funktionierenden Auftritt.

3.2 Kontaktaufnahme per E-Mail

E-Mails werden über IONOS (Deutschland) verarbeitet. Gespeichert werden Name, E-Mail-Adresse und Inhalt der Nachricht.

Zweck: Beantwortung der Anfrage, Anbahnung einer Zusammenarbeit.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Vertragsanbahnung, sonst lit. f.

3.3 Formulare

Formulare für die Vorbereitung einer Vereinbarung laufen über Formly. Verarbeitet werden Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse, Land, Sprache und die gewählte Zahlungsweise.

Zweck: Vorbereitung und Erstellung der Coaching- beziehungsweise Rahmenvereinbarung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.4 Terminbuchung

Termine werden über TidyCal gebucht. Im Hintergrund sind Google Calendar und iCloud Calendar angebunden, um Verfügbarkeiten abzugleichen. Verarbeitet werden Name, E-Mail-Adresse, gewählte Sessionlänge sowie Datum und Uhrzeit.

Zweck: Terminvereinbarung und -verwaltung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.5 Videositzungen

Sitzungen finden standardmässig über Whereby statt. Der Anbieter sitzt in Norwegen und damit im Europäischen Wirtschaftsraum. Genau das ist der Grund für diese Wahl.

Wenn Du Google Meet bevorzugst, treffe ich Dich dort. Die Entscheidung dafür geht in diesem Fall von Dir aus; von mir aus schlage ich es nicht vor.

Verarbeitet werden Verbindungsdaten sowie die während der Sitzung übertragenen Bild- und Tondaten. Es findet keine Aufzeichnung statt, sofern nicht nach Abschnitt 3.7 ausdrücklich eingewilligt wurde.

Zweck: Durchführung der vereinbarten Sitzungen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.6 Sitzungsnotizen

Während und nach Sitzungen mache ich Notizen. Sie entstehen handschriftlich in Nebo Notes und werden anschliessend lokal auf meinem Rechner in Obsidian abgelegt. Die Notizen bleiben in handschriftlicher Form. Eine automatische Texterkennung setze ich nicht ein. Obsidian speichert die Dateien ausschliesslich auf dem Gerät. Es findet keine Übertragung an den Anbieter und keine Synchronisierung mit einem Cloud-Dienst statt. Der Rechner ist vollständig verschlüsselt.

Sitzungsnotizen werden pseudonymisiert geführt. Sie laufen unter einem Kürzel und enthalten keine Klarnamen. Die Zuordnung des Kürzels zur Person wird nicht gemeinsam mit den Notizen gespeichert.

In meiner Praxisverwaltung verbleiben ausschliesslich Angaben ohne Gesprächsinhalt: Sitzungsdatum und -dauer, eingesetzte Methoden, Themenkategorien sowie Ablage- und Abrechnungsmerkmale.

Zugriff auf Gesprächsinhalte habe ausschliesslich ich selbst. Sollte ich administrative Unterstützung in Anspruch nehmen, bleibt dieser Bereich technisch ausgeschlossen: Zugang bestünde allein zur Verwaltungsebene, nicht zu Sitzungsnotizen, Aufnahmen oder Zusammenfassungen.

In Coaching-Gesprächen können persönliche Themen zur Sprache kommen, die besondere Kategorien personenbezogener Daten betreffen, etwa Gesundheit, Herkunft, Überzeugungen oder Beziehungen. Solche Angaben verarbeite ich nur auf Grundlage Deiner ausdrücklichen Einwilligung, die Du in der Rahmenvereinbarung erteilst und jederzeit widerrufen kannst.

Für den Umgang mit Aufzeichnungen gilt neben dem Datenschutzrecht der Ethikkodex der International Coaching Federation, dem ich als zertifizierter Coach verpflichtet bin:

"Maintain, store, and dispose of any records, including electronic files and communications, in a manner that promotes confidentiality, security, and privacy, and complies with applicable laws and agreements." ICF Code of Ethics, Standard 2.4

Übersetzung: Aufzeichnungen jeder Art, einschliesslich elektronischer Dateien und Kommunikation, werden so geführt, aufbewahrt und gelöscht, dass Vertraulichkeit, Sicherheit und Privatsphäre gewahrt bleiben und geltendes Recht sowie getroffene Vereinbarungen eingehalten werden.

Quelle: International Coaching Federation, ICF Code of Ethics, abrufbar unter https://coachingfederation.org/credentialing/coaching-ethics/icf-code-of-ethics/ (Abrufdatum: 4. August 2026).

Zweck: Kontinuität der Arbeit über Sitzungen hinweg, Vorbereitung von Folgeterminen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung). Es gelten die Grundsätze des Art. 5 DSGVO, insbesondere Datenminimierung und Speicherbegrenzung.

3.7 Aufzeichnung, Transkription und KI-gestützte Zusammenfassungen

Auf Wunsch erstelle ich schriftliche Zusammenfassungen der Sitzungen. Dafür sind mehrere Schritte nötig, denen Du einzeln und freiwillig zustimmen kannst:

  1. Aufzeichnung der Sitzung als Audiodatei über Otter.ai

  2. Automatische Umwandlung der Aufnahme in ein Transkript, ebenfalls bei Otter.ai

  3. Erstellung einer strukturierten Zusammenfassung aus dem Transkript mit Unterstützung von Claude (Anbieter: Anthropic), von mir überarbeitet

  4. Ablage der fertigen Zusammenfassung in Deinem Klientendashboard

Die Einwilligungserklärung steht in Deinem Dashboard bereit. Dort siehst Du jederzeit, was erteilt ist, und kannst es ohne Angabe von Gründen und ohne Nachteile ändern oder widerrufen.

Ohne Einwilligung findet keiner dieser Schritte statt.

Der Ethikkodex der International Coaching Federation erstreckt die berufliche Verantwortung ausdrücklich auf eingesetzte Technologie:

"Fulfill my ethical and legal obligations to my coaching client(s), sponsor(s), colleagues, and to the public at large directly and through any technology systems I may utilize (i.e. technology-assisted coaching tools, databases, platforms, software, and artificial intelligence)." ICF Code of Ethics, Standard 2.5

Übersetzung: Ethische und rechtliche Pflichten gegenüber Klient:innen, Auftraggeberinnen, Kolleg:innen und der Öffentlichkeit gelten unmittelbar ebenso wie über sämtliche eingesetzten technischen Systeme, einschliesslich technikgestützter Coaching-Werkzeuge, Datenbanken, Plattformen, Software und künstlicher Intelligenz.

Quelle: ebenda (Abrufdatum: 4. August 2026).

Zweck: Erstellung von Sitzungszusammenfassungen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, Einwilligung.

3.8 Klientendashboard

Das Dashboard wird über Softr (Frankreich) bereitgestellt und greift auf Datenbanken in Notion zu. Dort liegen Kontaktdaten, Vereinbarungsdaten, bereitgestellte Materialien, Quittungen und, falls eingewilligt, Sitzungszusammenfassungen.

Zweck: Bereitstellung von Materialien, Buchung, Unterlagen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.9 Assessments

Das Presence-Purpose-Impact-Assessment wird über Formly durchgeführt und in Notion ausgewertet. Ergänzend setze ich Values Bridge, das Cultural Orientations Framework und gegebenenfalls VIA Character Strengths ein. Bei diesen Instrumenten gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Anbieter.

Zweck: Standortbestimmung und Grundlage der gemeinsamen Arbeit.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.10 Zahlungen und Rechnungen

Zahlungen laufen über Stripe und PayPal. Rechnungen und Quittungen erstelle ich über PopInvoice. Verarbeitet werden Name, Rechnungsadresse, E-Mail-Adresse, Betrag und Zahlungsdaten. Die Zahlungsdaten selbst liegen bei den Zahlungsdienstleistern, nicht bei mir.

Zweck: Abwicklung der Zahlung, Rechnungsstellung, Buchführung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie lit. c für die gesetzliche Aufbewahrung.

3.11 Buchhaltung und Steuerberatung

An meine Steuerberatung gebe ich ausschliesslich Rechnungsdaten weiter. Inhalte der Zusammenarbeit, Sitzungsnotizen oder Assessments werden nicht weitergegeben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

3.12 Newsletter

Der Newsletter läuft über Substack. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren, bei dem Anmeldezeitpunkt, Bestätigungszeitpunkt und IP-Adresse gespeichert werden. Substack misst Öffnungen und Klicks, um die Relevanz der Inhalte einschätzen zu können. Eine Abmeldung ist jederzeit über den Link in jeder Ausgabe möglich.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Einwilligung.

3.13 Social Media

Ich unterhalte Profile bei Instagram und LinkedIn. Für die Verarbeitung auf diesen Plattformen gelten deren eigene Datenschutzbestimmungen. Nachrichten und Kommentare bewahre ich zur Kommunikation auf.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4 Praxisverwaltung und Datensicherung

Für die Verwaltung meiner Praxis nutze ich Notion, getrennt in zwei Bereiche. Ein Bereich enthält ausschliesslich die für das Klientendashboard erforderlichen Angaben: Vorname, E-Mail-Adresse, Paketinformationen, Unterlagen und Rechnungen. Der zweite Bereich enthält meine eigenen Notizen zur Zusammenarbeit und ist mit dem Dashboard nicht verbunden.

Sitzungsnotizen sind hiervon ausgenommen. Sie liegen ausschliesslich lokal, siehe Abschnitt 3.6.

Sicherungskopien der lokalen Daten werden verschlüsselt auf einem lokalen Datenträger abgelegt.

5 Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Ich setze folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein: Squarespace, IONOS, Formly, TidyCal, Google, Apple, Whereby, Otter.ai, Anthropic, Softr, Notion, MyScript (Nebo), Stripe, PayPal, Popinvoice, Substack.

Obsidian ist hier bewusst nicht aufgeführt: die Anwendung arbeitet ausschliesslich lokal und überträgt keine Daten an den Anbieter.

Anbieter mit Sitz in Deutschland, der EU oder dem EWR: IONOS (Deutschland), Whereby (Norwegen), MyScript (Frankreich), Softr (Frankreich).

Formly hat seinen Sitz im Vereinigten Königreich. Für Übermittlungen dorthin besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, sodass keine zusätzlichen Garantien erforderlich sind.

Ein Teil der übrigen Anbieter verarbeitet Daten in den USA. Für diese Übermittlungen bestehen Auftragsverarbeitungsverträge mit Standardvertragsklauseln beziehungsweise stützen sich die Anbieter auf einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.

6 Speicherdauer

Sitzungsnotizen, Vereinbarungen und Einwilligungsnachweise lösche ich drei Jahre nach Ende der Zusammenarbeit, und zwar gemeinsam.

Aufnahmen und Transkripte lösche ich, sobald die Zusammenfassung erstellt ist, spätestens nach vierzehn Tagen.

Zusammenfassungen in Deinem Dashboard bleiben bis zum Ende der Zusammenarbeit verfügbar. Danach hast Du dreissig Tage Zeit, sie zu sichern. Anschliessend werden sie gemeinsam mit den Notizen gelöscht.

Rechnungen und Buchungsbelege bewahre ich acht Jahre auf. Dazu bin ich gesetzlich verpflichtet.

Anfragen, aus denen keine Zusammenarbeit entsteht, lösche ich nach zwölf Monaten.

Newsletter-Daten bleiben gespeichert, bis Du Dich abmeldest.

Auf Wunsch lösche ich Sitzungsnotizen jederzeit früher.

Nach Ende der Zusammenarbeit bewahre ich ausgewählte Merkmale ohne Personenbezug auf, um über die Zeit ein Bild davon zu haben, mit wem ich arbeite. Ein Rückschluss auf einzelne Personen ist damit nicht bezweckt.

7 Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen. Erteilte Einwilligungen kannst Du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Wende Dich dafür an contact@kerstin-graebner.de.

Ausserdem hast Du das Recht, Dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist für mich das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht.

8 Änderungen

Ich passe diese Erklärung an, wenn sich die eingesetzten Dienste oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Stand: August 2026